Retenção de Documentos na Admissão
A nenhuma pessoa física, bem como a nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou de direito privado, é lícito reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira profissional, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro (art. 1º da Lei nº 5.553/68).
Quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência fará extrair, no prazo de até 5 (cinco) dias, os dados que interessarem devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor (art. 2º da Lei nº 5.553/68). Assim, é permitido ao empregador reter documentos originais e/ou fotocópias autenticadas do empregado, no ato da admissão, para que possa extrair os dados necessários, no prazo de até 5 (cinco) dias, quando então deverá devolvê-los, mediante recibos (retenção e devolução) firmados nesse sentido, constando a assinatura do empregado. Todavia, é recomendável que a empresa faça as anotações necessárias de forma imediata sem a retenção dos documentos.
Porém, nada impede (não há proibição legal) que no ato da admissão, a empresa providencie fotocópias/scaneie/fotografe os documentos originais e/ou das cópias autenticadas apresentadas pelo empregado, para seu controle e arquivo, desde que seja para fins específicos e legítimos, pois a proibição imposta pela Lei nº 5.553/68 é somente quanto a retenção dos documentos originais e/ou fotocópias autenticadas apresentadas pelo empregado.
A retenção por mais de 5 (cinco) dias, constituirá contravenção penal, punível com pena de prisão simples de 1 a 3 meses ou multa (art. 3º da Lei nº 5.553/68). Quando a infração for praticada por preposto ou agente de pessoa jurídica, considerar-se-á responsável quem houver ordenado o ato que ensejou a retenção, a menos que haja, pelo executante, desobediência ou inobservância de ordens ou instruções expressas, quando, então, será este o infrator.
Porém, quando o documento de identidade for indispensável para a entrada de pessoa em órgãos públicos ou particulares, serão seus dados anotados no ato e devolvido o documento imediatamente ao interessado (§ 2º, art. 2º, da Lei nº 5.553/68).
Por fim, é importante destacar que a empresa deverá se atentar à LGPD, agindo com cuidado e garantindo a proteção e confidencialidade das informações contidas no documento, utilizando-as apenas para os fins específicos para os quais foram solicitados e não devem ser compartilhados ou utilizadas indevidamente.
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Matéria elaborada conforme a legislação vigente à época de sua publicação e estará sujeita a alterações em caso de mudanças na legislação.
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