Prazos para guarda de documentos trabalhistas
1.Introdução
Os documentos trabalhistas devem ser guardados pelo prazo mínimo de prescrição estabelecido em lei, o qual varia conforme cada documento, ou de acordo com a finalidade para a qual é emitido.
2. Principais documentos trabalhistas e previdenciários
2.1. Guarda por 2 anos
– Termo rescisão do contrato de trabalho,
– Aviso Prévio Pedido de demissão e
– Pedido de Demissão
Fundamento Legal – CF/1988, art. 7º, XXIX
2.2. Guarda por 5 anos (contados da data do envio)
– CAGED – Portaria MTP nº 671/2021, art. 157, § 2º
– Acordo de compensação de horas – Portaria MTP nº 671/2021, art. 157, § 2º
– Acordo de prorrogação de horas – CF/1988, art. 7º, XXIX
– Atestados Médicos (para efeitos trabalhistas) – CF/1988, art. 7º, XXIX
– Autorização para descontos não previstos em lei – CF/1988, art. 7º, XXIX
– Cartões, fichas ou livros de ponto – CF/1988, art. 7º, XXIX
– Guias de recolhimento: Contribuições sindical, assistencial e confederativa – CF/1988, art. 7º, XXIX; arts. 578/579, CLT c/c arts. 173 e 217 CTN.
– Recibos de: • Adiantamentos de salários; • 13º salário; • Gozo de férias (férias e abono);
• Pagamentos em geral (salário, relação bancária etc.) – CF/1988, art. 7º, XXIX
– Requerimento do empregado: • da 1ª parcela do 13º salário; • do abono pecuniário de férias CF/1988, art. 7º, XXIX
– Seguro-desemprego – Comprovantes de entrega: • da Comunicação de Dispensa (CD); e
• do Requerimento do SD – CF/1988, art. 7º, XXIX
– Vale-transporte (pedido, recibo de entrega, alteração de endereço etc.) – CF/1988, art. 7º, XXIX
– FGTS – Documentos relacionados – – Lei nº 8.036/1990, art. 23-A, § 3º – – Súmula TST nº 362 –
Veja nota FGTS
– CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) – NR 5- Processo eleitoral (Atas de eleições, reuniões etc.) – – CF/1988, art. 7º, XXIX – NR 5, com redação da Portaria MTP nº 422/2021, subitens 5.4.8 e 5.63, entre outros
– Mapa anual de acidentes do trabalho
Guarda por 5 anos
– Comprovante de retenção do IRRF
– Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional
– Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
– Documentos que comprovem a isenção da contribuição previdenciária (duplo vínculo)
– Guia da Previdência Social (GPS)
Nota: Apesar dos artigos 45 e 46 da Lei 8.212/91 estabelecerem o prazo de 10 anos, o STF declarou tais dispositivos inconstitucionais e editou a súmula vinculante n° 8: “São inconstitucionais, o parágrafo único do artigo 5° do Decreto lei 1569/77 re os artigos 45 e 46 da lei 8212/91, que tratam de prescrição e decadência de crédito tributário”- art. 45, Lei 8.212/91 c/c Súmula vinculante n.º 8 STF.
– Documentos relativos à retenção dos 11% do INSS sobre nota fiscal de serviços
– Salário-família (documentos relacionados ao benefício)
Obs.: Recomenda-se que a empresa conserve durante 10 anos
– Salário-maternidade (documentos relacionados ao benefício)
Obs.: Recomenda-se que a empresa conserve durante 10 anos
Nota FGTS: em geral, os documentos trabalhistas devem ser guardados pelo prazo mínimo de 5 anos, contados da data do pagamento ao empregado ou 2 anos da rescisão contratual, em face do prazo prescricional para os trabalhadores urbanos e rurais.
Já aqueles relativos ao FGTS, a antiga redação do art. 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990, bem como do art. 55 do Regulamento do FGTS – Decreto nº 99.684/1990 (ainda não expressamente revogado), previa/prevê que a prescrição do FGTS era/é trintenária (30 anos).
Entretanto, o Supremo Tribunal Federal (STF), no Recurso Extraordinário com Agravo (ARE) nº 709.212 (DJe de 1º.12.2014), prolatou a seguinte decisão:
“O Tribunal, decidindo o tema 608 da Repercussão Geral, por maioria, negou provimento ao recurso, vencido o Ministro Marco Aurélio que o provia parcialmente. Também por maioria declarou a inconstitucionalidade do art. 23, §
5º, da Lei nº 8.036/1990, e do art. 55 do Decreto nº 99.684/1990, na parte em que ressalvam o “privilégio do FGTS à prescrição trintenária”, haja vista violarem
o disposto no art. 7º, XXIX, da Carta de 1988, vencidos os Ministros Teori Zavascki e Rosa Weber, que mantinham a jurisprudência da Corte. Quanto à modulação, o Tribunal, por maioria, atribuiu à decisão efeitos ex nunc, vencido o Ministro Marco Aurélio, que não modulava os efeitos. Tudo nos termos do voto do Relator. Presidiu o julgamento o Ministro Ricardo Lewandowski. Plenário, 13.11.2014″
Posteriormente, por meio da Resolução nº 198/2015, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) alterou a redação da sua Súmula TST nº 362, para dispor:
“FGTS. RESCRIÇÃO
I – Para os casos em que a ciência da lesão ocorreu a partir de 13.11.2014, é quinquenal a prescrição do direito de reclamar contra o não-recolhimento de contribuição para o FGTS, observado o prazo de dois anos após o término do contrato;
II – Para os casos em que o prazo prescricional já estava em curso em 13.11.2014, aplica-se o prazo prescricional que se consumar primeiro: trinta anos, contados do termo inicial, ou cinco anos, a partir de 13.11.2014 (STF-ARE-709212/DF).”
Assim, no entender do TST, a prescrição do direito de reclamar pelo não recolhimento do FGTS é de:
a) 5 anos (quinquenal), observado o prazo de 2 anos após o término do contrato – caso a lesão ao direito tenha ocorrido a partir de 13.11.2014,
b) 30 anos (contados do termo inicial), ou 5 anos (contados a partir de 13.11.2014), aquele que se consumar primeiro – caso o prazo prescricional já estivesse em curso em 13.11.2014.
Desta forma, desde 14.11.2019 (dia seguinte ao término dos 5 anos citados na letra “b”), os documentos relativos ao FGTS passaram a ter um prazo prescricional único, ou seja, 5 anos.
2.3. Guarda por 10 anos
– PIS/PASEP (a contar da data prevista para seu recolhimento) – Decreto-lei nº 2.052/1983, art. 10
– Salário-educação – Decreto nº 6.003/2006, art. 1º
– Folha de Pagamento – art. 225, I e § 5º, Dec. 3.048/99
– PCMSO – Exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional) – Dados obtidos, incluindo:
• avaliação clínica;
• exames complementares;
• conclusões e medidas aplicadas.
NR 7, com redação da Portaria SEPRT nº 6.734/2020, subitens 7.5.6, 7.5.7, 7.6.1 e 7.6.1.1
2.4. Guarda por 20 anos
– Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
– Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) – toda documentação
2.5. Guarda por prazo indeterminado
- Livros de inspeção do trabalho
• Contratos de trabalho
• Livros (ou fichas) de registro de empregados
• RAIS
• Livros de atas da CIPA
Considerando que os citados documentos são de suma importância, pois demonstram toda a vida profissional do empregado (ou boa parte dela) durante o contrato de trabalho com a empresa, recomenda-se que sejam guardados por prazo indeterminado.
3. Menores
É proibido o trabalho a menores de 16 anos, salvo na condição de aprendiz, a partir de 14 anos (CF/1988, art. 7º).
A CLT considera menor o trabalhador de 14 até 18 anos de idade e contra estes não corre nenhum prazo prescricional (CLT, art. 440).
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Matéria elaborada conforme a legislação vigente à época de sua publicação e estará sujeita a alterações em caso de mudanças na legislação.
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